Développement et administration de projets
L'Unité de Développement et d'Administration de Projets (UDAP) sert de liaison essentielle entre l'IITA et ses donateurs, partenaires, chercheurs, équipes financières et autres parties prenantes. L'UDAP facilite la coordination et l'administration des projets, en rationalisant les processus, en optimisant la mobilisation des ressources, en améliorant la conformité aux exigences des donateurs et en accroissant l'efficience et l'efficacité globales des projets. Cette unité soutient les chercheurs en réduisant les charges administratives, leur permettant ainsi de se concentrer sur l'innovation scientifique et le travail de terrain, contribuant finalement à la mission de l'IITA de fournir des partenariats de recherche de premier plan offrant des solutions agricoles à la faim, à la pauvreté et à la dégradation des ressources naturelles en Afrique subsaharienne. Le rôle de l'unité est essentiel pour un centre comme l'IITA, car il assure une coordination et une gestion des projets efficaces, efficientes et conviviales, ce qui est essentiel pour la conduite des initiatives de recherche et de développement et pour assurer le bon déroulement et le succès des projets de l'IITA.
Fonctions / Services clés
- Soutien à la mobilisation des ressources : Identifier les opportunités de financement, faciliter la prise de décision interne sur les réponses et soutenir les efforts d'engagement avec les donateurs.
- Support au développement de propositions : Fournir un soutien administratif pour l'élaboration des propositions, y compris l'enregistrement des idées, la préparation des documents, les vérifications de conformité, l'élaboration du budget et le suivi des soumissions des donateurs.
- Support en reporting technique et financier : Coordonner la préparation et la soumission des rapports techniques et financiers, en assurant une livraison dans les délais et une réponse efficace aux demandes des donateurs.
Gestion des données de projet : Maintenir à jour les registres de projets dans ProMIS, un répertoire centralisé des accords et des documents connexes, soutenir le démarrage et les mises à jour de statut des projets, et assurer l'accès et la traçabilité pour les équipes de projet. - Clôture du projet : Superviser la clôture formelle des projets en collaboration avec les équipes financières et juridiques, en veillant à ce que toutes les obligations soient remplies et que les conditions de clôture des projets soient réalisées efficacement.
- Formation et renforcement des capacités : Assurer la formation et le soutien technique du personnel et des partenaires de l'IITA sur l'administration de projets, l'élaboration de propositions, la conformité aux exigences des donateurs et l'utilisation des systèmes connexes.
Soutien à la recherche et collaborations
L'Unité de Développement et d'Administration de Projets (UDAP) collabore étroitement avec les parties prenantes internes et externes pour améliorer l'efficacité et l'impact des projets. Elle soutient le développement des propositions, la mobilisation des ressources et l'engagement des donateurs, tout en assurant la conformité aux exigences institutionnelles et de financement. L'unité rationalise l'administration des projets, facilite la gestion des données et promeut le partage des connaissances entre les projets. L'UDAP renforce également les capacités institutionnelles en formant le personnel et les partenaires à la gestion de projets et à la conformité avec les exigences des donateurs, fournissant ainsi l'épine dorsale opérationnelle qui permet aux chercheurs de se concentrer sur la mise en œuvre d'innovations agricoles de haute qualité et à fort impact.
Impact et réalisations
- La PDAU a réalisé des progrès significatifs dans l'amélioration du taux de réussite des propositions de l'institut en identifiant et en communiquant les opportunités de financement alignées sur la stratégie de l'institut, en coordonnant mieux l'élaboration des propositions et en garantissant une conformité interne de haute qualité.
- La PDAU a joué un rôle clé dans l'augmentation du volume des propositions de projets dans le pipeline des donateurs.
- Le PDAU a amélioré l'efficacité du reporting en coordonnant la soumission en temps voulu des rapports techniques et financiers, en assurant la conformité aux normes des donateurs et en renforçant la confiance des donateurs.
- Expertise avérée dans le renforcement des capacités institutionnelles au sein de l'IITA et des institutions partenaires, avec un accent sur la gestion des subventions et l'administration de projets.
- Amélioration des capacités des partenaires et du personnel par la formation intégrée, le mentorat et le développement de systèmes, garantissant une gestion efficace des projets financés par les donateurs et la conformité aux normes internationales.
- Mise en place et mise en service d'unités de gestion des subventions (UGS) au sein d'institutions nationales et mise en œuvre de programmes de renforcement des capacités adaptés dans les domaines de la gestion de projets, de l'information financière et de la mobilisation des ressources à travers l'Afrique.
- A dirigé avec succès une initiative phare de renforcement des GGM à l'Institut national de recherche horticole (NIHORT), démontrant une capacité de transformation institutionnelle durable.
- Renforcement des capacités internes à l'IITA par des webinaires de recyclage et des séances de questions-réponses à l'échelle de l'institut, améliorant la compréhension des systèmes, la conformité des utilisateurs et l'efficacité des processus.
- Promouvoir l'utilisation cohérente du système d'automatisation des appels PDAU et améliorer l'alignement entre les flux de travail d'élaboration des propositions et les exigences de soumission des donateurs.
- Positionner la PDAU comme un moteur clé de l'efficacité institutionnelle, favorisant l'amélioration des performances, de la conformité et du rapport qualité-prix à l'IITA et auprès de ses partenaires.